메모 노트는 회의에 참석하는 직장인이라면 필수품이지만 활용 방법은 개인별로 큰 차이가 납니다. 회의 제목만 적어 두고 끝나는 경우부터 수업 듣는 것처럼 꼼꼼히 메모하는 사람까지 노트 활용 방식은 천차만별이죠. 이번 글에서는 회의나 미팅 시간에 업무 메모 노트를 어떻게 활용하면 좋을지 적어 보고자 합니다.

‘주 52시간 근무 시대, 회의 시간을 다시 디자인해야 한다.’

대한상공회의소(2017년 2월)의 조사 결과에 따르면 직장인들은 평균 주 3.7회(회당 51분) 회의를 진행하는데 이 중 1.8회는 불필요한 회의라고 생각한다고 합니다. 회의가 불필요하다고 느끼는 이유는 단순 업무 점검•정보 공유(32.9%), 일방적 지시(29.3%) 등에 대부분의 시간을 사용하고 또 회의 시간 중 31%인(15.8분)은 잡담 등으로 허비한다고 답했습니다.

그리고 회의 1회 평균 참석자(8.9명) 중 3분의 1인 2.8명은 불필요한 인원이라고 평가했다고 합니다. 꼭 이런 통계 자료가 아니더라도 직장인이 회의를 얼마나 불필요하고 지루하게 느끼는지 쉽게 공감이 될 것입니다.

그런데도 비즈니스 현장과 조직 운영에 있어서 회의는 피할 수가 없습니다. 그리고 개인에게도 마찬가지입니다. ‘회의나 미팅이 개인에게 중요한 시간이 될 수 있다.’라고 생각하는 이유를 아래와 같이 정리했습니다. 

회의 메모는 타인의 지식을 습득하고 생각을 확장하는 시간이다.

필자의 경우 회의나 미팅에 몰입해야 한다고 생각하는 가장 큰 이유는 타인으로부터 지식을 습득할 좋은 기회가 될 뿐만 아니라 습득된 지식이 구조화되고 확장될 수 있는 기반이 된다고 생각하기 때문입니다. 회의에는 많은 부서와 다양한 지식을 가진 사람들이 참석합니다.

그리고 각자의 순서가 되면 그들이 가진 지식을 쏟아내죠. 참석자가 말하는 내용은 실제 몸소 체험하지 않으면 알기 어려운 기술, 시장, 업무 지식입니다. 그들이 회의 시간에 쏟아내는 지식은 여러분에게 유용한 강좌 시간일 수밖에 없습니다. 게다가 무엇보다 그런 지식을 무료로 들을 수 있죠. 특히 업무 지식 습득이 절대적으로 필요한 직장 5년 차까지는 회의 때 얻은 지식이 매우 유용한 지식이 됩니다.

지식이 구조화되고 확장된다는 의미는 아이디어 발상에 좋은 소스가 되어 줄 수 있다는 뜻이기도 합니다. 필자가 사업화한 많은 아이디어는 회의를 통해 영감을 얻게 되었습니다. 카카오톡 채팅으로 홈쇼핑 상품을 주문하는 카톡 주문 서비스도 회의에서 들었던 OO 보험사에서 구현한 봇(bot) 서비스를 보고 아이디어를 떠올리게 되었습니다.

현재 구현 중인 인공지능과 영어 회화를 연습할 수 있는 AI튜터라는 서비스도 어학 업체에 음성 봇 서비스를 제안하다가 아이디어를 얻게 된 것이죠. 필자의 1,000가지 아이디어에 적어 둔 수많은 아이디어 대부분은 회의나 미팅에서 타인이 설명해주는 시장의 상황, 기술 원리, 실제 사례 등을 들은 후에 떠올리게 되는 것들입니다. 

간결, 명료한 핵심 메시지로 써낼 수 있는 비즈니스 글쓰기를 위한 실전의 시간이다.

회의 시간에 메모하지 않는 이유는 귀찮은 게 가장 큰 이유지만, 근본적인 이유는 회의에서 주고받는 대화 내용이 자신에게 중요하다고 생각하지 않기 때문입니다. 실제 특정한 상황이나 기술 원리, 개인 주장인 경우가 많아 기록하여 보관할만한 정보가 아닌 경우가 많습니다. 그리고 그러한 내용이 자신의 업무에 영향을 주지 않습니다. 그러다 보니 들은 것으로 만족하고 구체적으로 메모하지 않는 것이죠.

그런데 정보에만 중요성에만 신경 쓸 경우 놓치는 사실이 있습니다. 바로 직장 생활에서 필요한 비즈니스 글쓰기 능력이죠. 비즈니스 글쓰기 능력은 보고에도, 발표에도, 협상에도, 계약에도 매우 중요한 역할을 해줍니다. 그런데 결정적 순간에 닥쳐서 실력을 발휘하려면 평소 글쓰기 연습을 해야 합니다.

필자가 이렇게 회사 블로그에 글 쓰는 것도 평소에 하는 글쓰기 연습이며 실전의 기회인 것이죠. 직장인으로 글쓰기를 가장 많이 해볼 수 있는 시간은 보고서 작성 시간을 제외한다면 회의나 미팅 시간밖에 없습니다.

그러므로 회의 석상에서 타인이 늘어놓는 두서없는 설명을 핵심 메시지로 정리해보고, 시간적 흐름으로 흘러나오는 정보를 개인과 조직 입장에서 중요한 핵심 메시지 중심으로 구조화하세요. 회의 내용이 중요하지 않더라도 요약하고 축약해내는 능력이 높아질 것입니다.

물론 회의록의 가장 핵심적인 역할은 참석자 개인에게 훌륭한 기억의 보조 장치가 되어주는 것이며, 조직 입장에서는 중요한 논의일수록 결론을 구체화하고, 중요한 증빙 자료가 되어줍니다. 직장 초년생일수록 회의 메모는 반드시 익혀야 할 습관이며, 회의록을 써 보길 바랍니다. 그렇지 않으면 나중에 돈 많이 드는 강좌를 들어야 하고 비즈니스 글쓰기 관련 책을 봐야 합니다. 돈 드는 것보다 돈 들이지 않고 실전처럼 연습하기에 회의 메모만 한 것이 없답니다.

그럼 회의의 중요성을 다시 한번 생각해 보신 후 회의 메모를 어떻게 해야 하는지 찬찬히 살펴볼까요? 

회의 메모 및 회의록 작성을 위한 핵심 스킬 8가지

● 스킬 1. 내용을 드릴다운 해내는 메시지 트리(Tree) 구조에 익숙해져라.

비즈니스 글쓰기에서 핵심 메시지로 간결하고 명확하게 써가는 가장 좋은 방법은 문장을 트리(Tree) 구조로 드릴 다운(Drill down)해 가는 것입니다. 이때 트리 구조는 상위 메시지와 하위 메시지가 상하 관계로 정의되어야 하고 동일 레벨에서는 중복되거나 누락되지 않게(MECE) 메시지가 정리되어야 합니다.

회의 메모를 하다 보면 주고받은 대화 내용을 순차적으로 적어 나가게 됩니다. 이렇게 시간순으로 적어 나가게 되면 핵심 메시지를 찾아내기가 어렵게 되고, 다시 정리하는 것에 어려움을 겪게 됩니다. 그러므로 애초 메모할 때부터 노트에 보이지 않는 트리 구조를 만든 후 그 틀에 맞춰 적어갑니다. 물론 비어 있는 곳은 굳이 채울 필요는 없습니다. 여백은 나중에 채울 수 있습니다.

● 스킬 2. 문장으로 작성하는 것보다 핵심 키워드를 적은 후 이를 연결한다.

속기사처럼 듣는 즉시 문장으로 쓸 능력을 갖춘다면 더할 나위 없겠지만 안타깝게도 쓰는데 집중한 나머지 상대방의 말을 놓치는 경우가 많죠. 반대로 듣는데 너무 집중하다 보면 제대로 메모하지 못하는 문제도 발생합니다.

필자는 문장을 다 적는 방식을 사용하지 않습니다. 가급적 명사나 동사 중심으로 키워드만 적습니다. 그리고 화살표와 같은 도형을 많이 써서 단어를 연결합니다. 이렇게 하는 이유는 문장을 완전하게 적는 것보다 더 빠르게 메모할 수 있기 때문이죠. 다만 써 놓고도 나중에 무슨 말인지 모를 경우를 대비해서 설명하는 키워드를 주변에 많이 적고 화살표 등을 이용해 연결합니다. 빠트린 내용이라도 메모장 구석에 적은 후 그것을 연결하고 중요한 것은 별도로 표기를 합니다.

이때 중요한 것은 반복되거나 중요하지 않은 단어, 특히 형용사나 부사는 메모하지 않아야 한다는 것입니다.

● 스킬 3. 불확실할 경우 내용을 압축한 후 되물어 본다.

회의를 진행하다 보면 잘 모르는 내용이거나, 설명을 제대로 못 해주거나, 집중을 못 하는 경우 메모에 어려움을 겪는 경우가 생기게 됩니다. 회의에 적극적으로 참여하지 않은 경우 이런 상황이 닥치더라도 절대 다시 묻지 않는 경우가 많습니다. 그렇지만 다시 물어봐야 합니다. 이때 단순히 묻기보다 자신이 듣고 이해한 내용을 토대로 내용을 압축하여 물어보는 게 좋습니다.

● 스킬 4. X, Y 축을 이용해 그림으로 메모한다.

회의 메모에서 필자가 가장 많이 쓰는 방법이며, 가장 효율적인 방법의 하나가 바로 키워드를 이용한 그림 표현법입니다. 아무리 메모 능력이 뛰어나더라도 모든 내용을 다 적을 순 없습니다. 또한 문장 중심으로 쓰게 되면 공간도 많이 차지만 아니라 무엇이 중요한 것인지 한눈에 파악하기도 힘들게 됩니다. 필자는 키워드 중심으로 쓰되 각 키워드(명사나 동사 중심의 객체라고 표현)를 화살표로 연결하고 그 관계를 표기해두는 것입니다.

이때 그림 표현을 쉽게 하려면 X 축과 Y 축을 가상적으로 그려 놓는 게 좋습니다. Y 축은 시간의 흐름이나 크기, 또는 업무의 흐름(프로세스)을 표기합니다. 반면 X 축에는 제품•시스템 구성 요소, 부품, 조직 등의 상하 관계가 존재하는 항목을 중심으로 쓰시면 됩니다. 각 항목이 지저분하지 않게 들어가기 위해서는 적절한 여백을 확보하는 것도 중요하겠죠.

● 스킬 5. 화이트보드에 내용을 메모해 내용을 공유하라.

회의에 참석했던 많은 이들이 ‘암묵적으로 서로 합의하거나 동의했다.’라고 생각했는데 회의가 끝나고 나서 한참이 지나 서로 다른 결론을 이야기하는 경우가 발생합니다. 서로의 지식이나 경험이 달라, 말로 전해지는 메시지를 서로 다르게 해석하는 것이죠. 게다가 참석자에게 일일이 물어보면서 회의 결론을 확인하는 것 자체가 불가능하기에 그런 현상이 자주 발생합니다.

위와 같은 문제를 해결해주는 것이 바로 화이트보드 판서입니다. 회의 주도자 또는 설명을 하려는 참석자가 자기 생각을 화이트보드에 그려보거나 적어 나가는 것입니다. 회의가 끝날 때 회의 결론을 1, 2, 3의 형식으로 정리하고 실행해야 할 일이 있다면 업무와 기한, 그리고 담당자를 기술하는 게 좋습니다. 문서화된 화이트보드 화면을 보고 서로의 생각 차이를 암묵적으로 비교하고 차이가 발생하는 부분을 고칠 수 있기 때문입니다.

● 스킬 6. 노트를 용도에 따라 분리한다.

노트를 분리하라는 말은 곧 용도에 따라 세분화해서 관리하라는 의미입니다. 회사에서 쏟아지는 정보 중에 휘발성이 높아 일정 시간이 지나면 지식 가치가 없어지는 정보가 있지만, 시간이 지나도 중요한 지식이 되는 정보들이 있습니다.

회의에서도 마찬가지죠. 그런데 하나의 메모 노트에 기록하게 되면 불필요한 휘발성 정보 때문에 정말 중요한 내용이 제대로 보이지 않게 됩니다. 그러므로 회의 내용 중에 의미 있고, 기억해야 할 정보가 있다면 스케치 노트, To-Do List 노트에 옮겨 적습니다. 필자의 경우 To-Do List 노트 왼쪽에 항상 중요한 회의 결과를 문장 형태로 다시 정리합니다. To-Do List 노트는 매일 보는 노트인 만큼 재정리된 지식을 자주 접할 수가 있죠.

● 스킬 7. 완전한 문장 형태로 다시 정리할 때 메시지의 핵심 항목을 중심에 배치하라.

키워드나 문장으로 적었거나 녹취된 내용을 회의록과 같은 문서에 문장으로 정리할 때에는 어떻게 써야 할지 막막한 경우가 있죠. 회의 내용이 나오는 모든 내용을 구체적으로 쓰게 되면 읽는 이가 부담스럽게 느낄 것이고, 너무 축약해버리면 성의 없이 보일 수 있을 것입니다.

결국 핵심 메시지를 중심으로 간결하고 명확하게 쓸 수 있어야 합니다. 문장 형태로 정리할 때는 메시지의 핵심 항목을 중심에 배치하고 부가적인 내용은 괄호를 활용하거나 추가 문장을 쓰는 방법이 좋습니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

회의 메모 내용

→ 최대 4명으로 구성되며, 1년에 2개 팀을 선정합니다. 팀별로 최소 2년 동안 활동할 수 있습니다. 팀별로 최대 3년 동안 활동하게 됩니다. 그리고 완전히 자율적으로 활동할 수 있도록 지원합니다.

여기서 중요하게 기억해야 할 메시지는 무엇일까요? 필자의 판단으로는 1년에 2팀을 선정하는 것과 개별 팀에 2년 동안 지원한다는 것입니다. 물론 자율적 활동도 중요한 사항이겠죠. 부가적인 내용으로 보이는 것은 팀 인원 4명과 항상 이뤄지는 것이 아니라 특수한 경우에만 해당하기에 최대 3년은 꼭 쓸 필요는 없습니다.

요약된 메시지

→ 연 단위 2팀(팀별 최대 4인)을 선정하여 팀별 기본 2년 동안 자율 보장

누락된 내용이 없으면서도 간결해지는 문장이 되는 것이죠. 물론 괄호를 너무 많이 쓰는 것은 좋은 방법은 아닙니다. 한 문장에 하나의 괄호 정도만 쓰시는 게 좋습니다. 이렇게 문장을 써서 정리해본 회의록 사례가 아래와 같습니다.

● 스킬 8. 중요한 공유 문서일 경우 결론(Summary)을 3줄로 써서 공유한다.

바쁜 동료들이 회의록을 모두 읽게 하려면 어떻게 하는 게 좋을까요? 바로 핵심 메시지만 3줄 이내로 요약해서 ‘이거라도 꼭 읽어보세요.’라고 친절하게 써주는 것입니다. 상대방이 꼭 읽지 않더라도 상심하지 말고, A4 용지 한 페이지를 3줄의 결론으로 써보세요. 여러분이 모르는 사이 글쓰기 솜씨가 일취월장하는 것을 느끼게 될 것입니다. 들은 것을 요약해내는 능력도 중요하지만, 복잡한 문서를 다시 요약해내는 능력도 절대적으로 중요하기 때문이죠.

주간 보고나 회의록을 저렇게 상세하게 써야 하는지 의문이 드는 분도 있을 것입니다. 저렇게 쓰게 되면 시간도 너무 많이 걸리고, 직장 상사가 ‘그럴 시간에 일이나 더 열심히 해.’라는 핀잔도 줄 수 있겠죠. 그렇지만 필자는 직장 초년일수록 더 많은 양을 써보고 더 상세하게 써봐야 한다고 생각합니다.

운동을 배울 때도 최소한의 동작이 아닌 최대한의 동작으로 연습을 하다가 자신에게 최적화된 운동 동작을 터득해 나가는 것처럼 글쓰기도 마찬가지죠. 수없이 글을 고쳐 써봐야 하고, 많은 글을 써봐야 하며, 많은 방식을 시도해봐야 합니다. 그래야 자신에게 맞는 최적화된 글쓰기 방법론이 터득될 것입니다.

필자가 여전히 여러 메모 방법을 시도하는 것은 과거 직장 초년에 그런 노력을 소홀히 했기 때문입니다. 이제 회의를 시간 낭비라 생각 마시고 자신을 성장시키는 기회의 시간으로 바꾸길 바랍니다. 그렇게 하려면 몰입해야 하고 경청해야 하며, 배워야 합니다. 그래야 메모를 잘하고 일을 잘할 수 있습니다.

글 l 강석태 책임 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]