메모 노트는 직장인들이 가장 흔하게 쓰는 직무 노트입니다. 개인에 따라서 작은 수첩을 쓰기도 하고 학창시절에 사용하던 큰 노트를 쓰기도 하죠. 요즘에는 노트북 외에 메모 기능이 발전된 패드와 디지털 펜을 활용하는 경우도 자주 볼 수 있습니다.

개인의 방식에 따라 어떤 보조 도구를 쓰든 메모의 목적은 중요한 내용을 기록하는 것이죠. 그래서 메모 노트는 메모 습관과 글쓰기 습관의 시작이라고 할 수 있습니다. 

첫 번째 직무 노트 ‘아무렇게나 막 쓰는 메모 노트’ 글쓰기 습관의 시작

만약 여러분이 직무 노트를 활용해보려고 하신다면 우선 업무에서 듣거나 본 것을 아무렇게나 막 쓰는 메모 노트부터 써봐야 합니다. 들으면서 써보는 습관을 지니는 게 생각보다 쉽지 않고, 막 쓰더라도 나름 체계나 틀을 갖추기도 쉽지 않기 때문이죠. 결론적으로 메모 노트는 메모 습관이 없는 이들에게는 메모 습관을, 메모 노트만 써본 이들에게는 직무 노트를 세분화시킬 시작점도 될 수 있습니다.

직장 생활에서 듣거나 보기만 해도 이해가 다 되는데 메모 노트에다가 막 써봐야 하는 이유는 무엇일까요? 직장인이 도서관에서 공부하지 않아도 직장에서 다양한 지식을 쌓게 되는 이유는 일하면서 배우기 때문입니다. 지겨울 정도로 자주 있는 회의나 보고에서 대화를 통해 업무와 업종에 대한 지식이 쌓이게 됩니다.

업체 담당자와의 미팅을 통해 시장 동향과 기술의 원리를 알게 되죠. 직장 상사로부터 지시받은 업무나 동료나 후배에게 뭔가를 설명할 때도 말을 통해 자기 생각과 지식이 구조화됩니다. 우리는 직장 생활 동안 지식이 찰나의 순간으로 두뇌에 축적되는 것을 인지하지 못할 뿐 외부의 정보로 인해 지식층이 겹겹이 쌓이게 됩니다.

그런데 이러한 정보가 말로만 두뇌로 전달된다면 불완전할 수밖에 없습니다. 말은 휘발되며 기억은 소실됩니다. 그러므로 말이나 기억이 사라지지 않도록 붙들어야 합니다. 노트나 패드에 휘갈겨 쓰더라도 남겨야 합니다. 정제되지 않고 구조화되지 않아도 괜찮습니다. 남기는 것 자체만으로도 큰 의미를 가지게 됩니다. 특히 연차가 높아질수록 일은 많아지고, 소통해야 할 동료도 늘어납니다.

본인의 일뿐만 아니라 후배의 일도 챙겨야 하고 직장 상사가 지시하는 우발적인 상황들도 깔끔하게 처리해야 하죠. 순간마다 들어오는 정보를 오로지 말로만 전달받는다면 지식은 순간의 찰나에 사라질 수 있습니다. 그렇게 순간의 찰나에 사라지는 지식을 영원히 남게 해주는 게 메모 노트가 해주는 역할입니다.

즉, 메모 노트는 직장 내 커뮤니케이션 과정에서 듣거나 보게 되는 것, 생각하거나 말하는 것을 특별한 양식 없이 기록하는 것이 본연의 역할이라 할 수 있습니다.

그러므로 메모 노트는 작은 수첩을 써도 되고, 큰 노트를 써도 되며, 노트북이나 패드를 써도 됩니다. 자신에게 맞게 기록하고 정리할 수 있는 도구를 선택해서 활용해야 합니다. 필자도 스마트폰 앱(중요한 키워드를 메모), 패드(회의 때 서로의 생각을 정확하게 파악하기 위해 그림으로 설명하는 메모), 노트북(오피스 툴을 이용하여 보고서, 기획서, 원고를 작성하거나 전체 계획을 한눈에 파악하는 정리)을 모두 활용하고 있습니다.

다만, 필자는 경험상 노트가 어떤 상황에서도 아무렇게나 적어보기에 좋은 도구이기에 디지털 기기보다 아날로그 노트를 권장해 드립니다. 노트는 적은 내용을 찬찬히 보며 생각해보기도 쉬울뿐더러 펜이 아무리 발달해도 종이의 촉감을 능가하지는 못합니다.

‘메모 노트’ 들으면서 쓰고, 생각하면서 쓰고, 말하면서 써보라.

여러분이 메모 습관을 지니고 있지 않다면 한 달 동안이라도 써보자는 목표로 노트에 마음대로 써보세요. 이미 메모 습관을 지니고 있다면 쓰는 상황이나 시간을 늘리세요. 즉, 회의 때만 쓰지 말고 들으면서 써보고, 생각하면서 써보고, 말하면서 써보시길 바랍니다.

여러분이 메모 노트를 써야 하는 상황은 아래와 같습니다. 노트에 써야 하는 것은 직장 생활에서 이뤄지는 모든 업무 상황이라고 할 수 있습니다.

• 회의, 미팅, 보고에서 상대방의 이야기나 회의 내용을 요약해야 할 때
• 보고서, 세미나, 강연, 연구 자료 등 문서 내용을 요약해야 할 때
• 주간 보고, 메일, 구두 보고 등 단기적•일회성 커뮤니케이션 내용을 작성해야 할 때
• 동료나 상사에게 자기 생각, 견해를 설명할 때
• 팀원이나 후배에게 업무를 구체적으로 지시해야 할 때
• 일을 진행하는 방법이나 계획, 새로운 생각을 구상해야 할 때

단순히 미팅이나 보고 자리만이 아니라 직장에서의 대부분의 순간에 메모를 활용하는 게 좋습니다. 그래서 메모 노트에 적히는 업무 콘텐츠는 내용이 매번 바뀌어 변동성이 매우 크고 시간이 지나면 불필요하거나 의미가 없어지는 휘발성의 특성이 있습니다. 그러다 보니 특별한 양식에 맞춰서 작성할 필요가 없을뿐더러 값비싼 노트에 적을 필요도 없는 것이죠. 저렴한 노트에 많은 양을 빠르게 적어보는 데 메모 목적을 가지면 됩니다.

메모 노트는 개인에게 큰 효과를 줄 수 있습니다. 어떤 장점이 있을까요?

• 기억력의 보조 장치로서 지식을 빠르게 습득할 수 있게 해줍니다. 이렇게 쌓인 단편화된 지식 간의 연결고리를 찾아 더 풍부한 지식 네트워크를 구축하게 해줍니다.
• 중요한 내용을 키워드 위주로 요약할 수 있는 능력을 키워줍니다. 단순히 기억을 요약하는 것이 아니라, 생각과 결합해 보면서 진정한 자신의 지식으로 내재화할 수 있습니다.
• 평소 비즈니스 글쓰기 연습 기회가 되고 실제 글쓰기 실력을 늘릴 수 있습니다. 그래서 회의록, 주간 보고, 메일 작성 등의 비즈니스 글쓰기로 이어져 커뮤니케이션 역량을 인정받게 됩니다.

메모 노트의 필요성을 실감하셨다면 이제 메모 노트 습관을 시작해볼까요? 단번에 습관이 든다면 좋겠지만 그건 쉽지 않습니다. 저 또한 오랜 시간이 걸렸죠. 그런데 생각해보니 그 긴 시간이 아래의 순서대로 된 것 같은 생각이 듭니다. 그러므로 여러분도 단계별로 메모 습관을 늘려 보길 바랍니다.

● 메모 습관 다지기 단계 1: 회의 때 상대방의 말을 요약해서 써보기

이미 메모 습관이 충분하다고 생각하는데 실력이 늘지 않는 것은 바로 여러분들이 선별적으로 메모하기 때문입니다. 중요한 미팅이나 직장 상사가 참석하는 자리에서만 메모하는 것이죠. 중요하지 않은 자리에서는 귀찮아서 그냥 듣기만 하는 경우가 있습니다. 

그렇지만, 중요하든 하지 않든 상대방의 말을 따라 써보도록 해보세요. 처음에는 벅찰 것입니다. 벅차게 느껴지는 그 과정에서 저절로 요령이 생기겠죠. 즉 상대방의 모든 말 중에 핵심이 되는 내용으로 간추려야 한다는 것을 깨닫게 될 것입니다. 그런 과정이 반복되면 상대방의 말 중에 핵심 메시지를 빠르게 노트에 적게 됩니다. 이것이 메모 습관의 시작점입니다.

요약하는 방법은 아래와 같습니다.

1. 메시지 요약은 가능한 한 줄 이상으로 적지 않습니다. 그러기 위해서는 조사(~의 ~를)를 피하세요.

2. 앞에 숫자나 글머리 꼴을 써서 메시지를 상위와 하위 개념이 담긴 계층 구조로 작성하세요.

3. 키워드와 키워드의 관계를 파악해 화살표를 이용해서 상호 간의 관계를 그리세요.

● 메모 습관 다지기 단계 2: 구상하거나 소통할 때 글로 써보기

상대방의 말을 빠르게 핵심 메시지로 메모할 수 있다면 이제 여러분이 구상해야 하거나 설명할 때도 메모로 표현해보세요. 처음에는 머릿속에서 떠오르는 생각과 입에서 나오는 말이 펜으로 적는 글과 완전하게 따로 놀게 될 것입니다. 그러다 보면 자신의 의도나 설명이 노트에 제대로 표현되지도 않겠죠.

괜찮습니다. 이 과정을 반복하게 되면 생각과 말이 글과 저절로 어울리게 됩니다. 무엇보다 중요한 것은 꾸준하게 써가야 한다는 것이죠. 무엇을 써야 할까요? 그것은 바로 자기 생각을 구상하기 위해 써보는 것과 누군가에게 생각을 표현하기 위해 글을 써보는 것입니다.

떠오르는 생각을 노트에 써보면 해야 할 일을 매우 구체적으로 구상해낼 수 있습니다.

• 일을 어떻게 진행할 것인지 계획을 써본다.
• 일을 처리하는 과정이 어떤 방식이 더 좋은지 써본다. 다른 방식은 없는지 써본다.
• 일이 어떤 결과를 가져올지 예상되는 결과를 써본다.
• 어떤 것이 핵심인지, 어떤 것이 문제의 원인인지 써본다.
• 달성해야 할 목표가 무엇인지 써본다.

동료와의 소통이나 주간 보고•메일 작성에서도 표현을 위해 메모 노트를 활용하는 것이 좋습니다.

• 상대방에게 무엇을 설명 또는 전달하고 싶은 것인지 써본다.
• 어떤 표현이 더 이해하기 쉬운지 다시 써본다.
• 핵심을 전달하는 데 있어서 불필요한 군더더기가 없는지 다시 문장을 수정해본다.

● 메모 습관 다지기 단계 3: 다른 직무 노트에 적어야 할 중요한 내용을 다시 써보기

메모 노트에 담기는 내용이 너무 많아지면 업무 특성에 따라 분화시켜야 하거나, 중요한 내용은 별도로 기록에 남겨서 향후에 볼 수 있게 해야 합니다. 메모 노트는 한번 써보고 버려야 하는 휘발성의 콘텐츠에 집중해야 하기 때문이죠.

어떤 것을 다른 직무 노트에 옮겨야 할지는 여러분들이 잘 아실 것입니다. 필자의 경우 메모 노트에 적힌 내용 중 다른 직무 노트에 옮겨야 할 내용은 아래와 같이 규칙을 만들어두고 있습니다.

• 직접 해야 할 일(Task) 또는 확인해야 할 일(Checklist) → To-do list 노트에 기록
• 중요한 비즈니스 문서에 포함해야 할 내용 → 스케치 노트에 기록
• 상품이나 비즈니스에 대한 아이디어 → 아이디어 노트에 기록
• 업무 노하우, 비즈니스 관련 핵심 지식 → 기획 직무 노트에 기록

위에서 제시된 필자 개인의 직무 노트는 개인의 필요에 의해 만들어진 것입니다. 여러분도 회사의 환경이나 직무 특성을 고려해서 직무 노트를 세분화시키는 것이 좋습니다.

● 메모 습관 다지기 단계 4: 노트 메모 내용을 디지털로 옮겨서 써보기

직장에서 디지털 소통은 필수죠. 하루에 수십 통을 주고받는 메일부터 주 단위의 주간 보고에 이르기까지 비즈니스 커뮤니케이션을 위해서는 많은 글을 써야 합니다. 메모 노트는 회의록, 이메일, 주간 보고와 같이 일시적인(그러나 중요한) 소통을 위해서 작성 내용을 미리 써보기에 좋은 노트입니다.

물론, 여러 번 수정될 가능성이 있는 중요한 비즈니스 문서(사업 계획서, 기획서, 제안서, 보고서 등)는 스케치 노트에 따로 작성하세요. 회의록, 이메일, 주간 보고를 작성할 때 메모 노트에 적어야 하는 중요한 사항은 아래와 같습니다.

• 상대방에게 전달하고 싶은 메시지를 한 문장으로 적어본다.
• 어떤 순서와 계층 구조로 메시지를 적어야 상대방이 이해하기 쉬운지 구조를 써본다.
• 내용 중 중요한 메시지는 어떻게 해야 명확하고 이해하기 쉬운지 문장을 써본다.

이러한 반복적인 메모 과정을 통해 직장에서 부딪치는 수많은 비즈니스 상황에서 중요한 지식과 정보를 기록하고, 생각을 더 해보고, 표현해봄으로써 생각이 발전하고 직무 역량도 높아지게 됩니다.

다음 글 3편에서는 메모 노트를 활용하여 메일 작성, 회의록 작성, 주간 보고 작성을 실제 사례를 들어 설명해보겠습니다.

글 l 강석태 책임 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]