지난 글에서는 개인정보 파기 관련 법령과 개인정보 파기 시점에 관해 알아보았습니다. 이번 글에서는 개인정보 삭제 방법과 개인정보 분리∙보관을 함께 살펴보겠습니다.

5. 개인정보 삭제 방법

 개인정보를 파기할 때는 개인정보보호법 제21조 2항에 의거해 복구 또는 재생되지 않도록 조치해야 하는데요. 이에 대한 구체적인 방법으로 4항에 의거한 시행령과 행정규칙을 알아보겠습니다. 

개인정보 수집은 서면, 우편, 통화 등 다양한 방법으로 이뤄집니다. 그렇기 때문에 파기 대상도 이에 따라 종이 문서, 전자우편, 음성녹음 파일, 전자문서, 데이터베이스 등으로 다양하죠. 데이터베이스에 저장된 데이터뿐만 아니라 각종 매체에 존재하는 개인정보도 파기 대상이 되는데요. 이때 매체별로 보존기간이 다를 수 있고, 파기 방법도 달라질 수 있습니다.

앞서 언급한 대로, 개인정보의 파기는 기본적으로 재생과 복구가 불가능한 방법으로 파기해야 하는데요. ‘복원이 불가능한 방법’이란 사회 통념상 적정한 비용을 통해 개인정보의 복원이 불가능하도록 파기하는 조치 방법을 말합니다.

개인정보의 안전성 확보 조치 기준 해설서에 따르면, 개인정보 파기 전문 업체를 활용할 수 있습니다. 다만 개인정보 파기의 시행 및 파기 결과의 확인은 개인정보보호 책임자의 책임하에 수행돼야 하고, 파기에 관한 사항을 기록∙관리해야 합니다.

6. 정보통신서비스의 장기 미사용 이용자 보호를 위한 파기

다음은 정보통신서비스 이용자 중 장기 미사용 시 파기 또는 분리∙보관에 대한 특례 조항을 살펴보겠습니다.

정보통신서비스 제공자는 서비스를 1년 또는 이용자의 요청으로 정한 특정 기간 이상 미사용한 이용자의 개인정보에 대해 파기 등 보호 조치를 취해야 합니다. 파기의 경우 미사용 기간 만료 30일 전 ‘개인정보가 파기되는 사실, 기간 만료일 및 파기되는 개인정보의 항목’을 이용자에게 통지하고, 마지막 사용 후 미사용 기간이 만료되면 개인정보를 파기 조치합니다.

통신비밀보호법시행령, 의료법, 근로기준법 등 다른 법령에 따라 이용자의 개인정보를 분리∙보관하는 경우에는 미사용 기간 만료 30일 전 ‘개인정보가 분리돼 저장∙관리되는 사실, 기간 만료일 및 분리∙저장돼 관리되는 개인정보의 항목’을 이용자에게 통보해야 합니다.이후 미사용 기간이 도래하면 다른 법령에서 정한 보존기간이 경과할 때까지 다른 이용자의 개인정보와 분리해 별도로 저장∙관리해야 합니다.

정보 생명주기 관리 솔루션을 사용해 거래 종료된 고객의 개인신용정보를 파기 데이터 보관 시스템으로 구축할 수 있는데요. 이를 통해 인가된 관리자, 승인된 사용자만 접근하도록 제한할 수 있습니다. 주의할 점은 분리∙보관하는 개인정보는 해당 법령에서 규정하는 경우를 제외하고는 개인정보를 이용하거나 제공하지 않아야 한다는 점입니다.

7. 법령에 따른 파기 대상 개인정보의 분리보관

개인정보보호법 제21조 3항에서는 보존 대상 개인정보를 분리∙보관할 것을 명시하고 있습니다.보관기간은 해당 사업 영역에 적용되는 관련 법령에서 정의하고 있는 보존 기한을 따르는데요. 법령에서 정한 보유 기간에는 파기 대상 개인정보를 원본에서 분리해 보관해야 합니다. 그렇지 않으면 파기 대상 정보 주체가 전체 개인정보를 대상으로 하는 메일 발송에 포함되는 등 정보 주체의 권리 침해가 발생할 수 있기 때문입니다.

아래는 보존기간을 정의하고 있는 법령의 예시입니다.

개인정보 분리는 별도의 데이터베이스나 저장매체에 할 수 있습니다. 같은 테이블 스페이스 내 별도 테이블에 저장하는 논리적 분리도 가능하죠. 데이터 저장 단위 중 가장 상위에 있는 단위를 테이블 스페이스라고 합니다. 다만, 원본과 동일한 접근권한을 가지고 동일 애플리케이션을 통해 접근하는 것은 허용하지 않는데요. 분리보관 대상 정보에 대해서는 별도의 권한으로 접근 통제가 이뤄져야 합니다.

대량의 개인정보를 다룰 경우, 파기 대상 개인정보를 별도 디스크로 옮겨주는 솔루션을 이용할 수 있습니다. 솔루션은 애플리케이션에서 운영 스토리지와 아카이빙 스토리지로 분리 저장하는 S/W 방식, 운영 스토리지에 저장된 정보를 아카이빙 스토리지로 옮겨주는 H/W 방식이 있습니다. 

아카이빙 스토리지는 고객사에서 생성되고 있는 비즈니스 문서, 이메일, 콘텐츠 등과 같이 한번 생성이 되면 변경되지 않는 고정 콘텐츠를 장기간 위변조 없이 안정적으로 보관할 수 있는 스토리지라고 정의할 수 있습니다.

8. 분리보관 개인정보의 삭제

관련 법령에 의해 개인정보를 분리·보관할 때도 보유 기간을 지켜야 합니다.
분리보관 데이터는 영구 보관 대상이 아니며, 법령에 명시된 기간이 경과하면 차례대로 파기하도록 구현해야 합니다.

개인정보를 사용할 때는 수집∙저장∙이용∙제공뿐만 아니라 파기까지 관리해야 완전하게 라이프 사이클상에서의 보호조치를 다 했다고 할 수 있습니다.
지금까지 개인정보 처리자가 소홀히 다루기 쉬운 개인정보의 파기에 대해 알아보았습니다. 

글 ㅣ LG CNS 사이버시큐리티팀 권영미 책임