‘전자문서’란 정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성, 송·수신, 저장, 검색할 수 있는 정보로 생성된 문서를 뜻합니다. 코로나19로 인해 비대면∙원격근무 전환이 급속도로 이뤄지고 있는데요. 이러한 디지털 트랜스포메이션(DX) 흐름 속에서 종이가 사라지는 페이퍼리스(Paperless) 트렌드가 빠르게 확산되고 있습니다. 더불어, 전자문서 관련 법인 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’ (이하 ‘전자문서법’) 개정∙시행 시기가 함께 맞물리면서 전자문서 산업이 더욱 주목받고 있습니다.

전자문서의 전망

1. 긍정적 요인

전자문서법 개정을 통한 전자문서 효력 강화
전자문서법이 2020년 6월 일부 개정되고 같은 해 12월에 시행되면서, 업계에서는 법 개정에 따른 전자문서 이용 활성화를 기대하고 있습니다. 이전까지 전자문서는 종이 문서에 비해 법적 효력이 떨어질 것이라는 우려가 있었으나 법 개정으로 전자문서법에 법적 효력이 명시돼 법률 효력 문제가 해소됐기 때문입니다.

비대면 시대, 전자문서는 선택이 아닌 필수
코로나19로 재택근무가 일상화되면서 페이퍼리스 트렌드는 빠르게 확산됐습니다. 원격근무 형태에선 종이 문서로는 업무가 불가능하기 때문이죠. 뉴노멀 시대에 종이 문서를 고집하는 관행으로는 변화에 도태되기 쉽습니다. 한 예로 일본은 코로나19 이후 재택근무를 시행하고 있지만, 여전히 종이서류 작성과 결재 도장을 받아야 하는 ‘도장 문화’ 때문에 재택근무에 불편을 겪고 있습니다.

비대면 시대, 전자문서는 선택이 아닌 필수 조건으로 변화하고 있습니다. 일부 전자문서 업체의 제품 문의는 전년 대비 300% 이상 증가했는데요. 중소벤처기업부에서는 ‘비대면 서비스 바우처’ 사업을 통해 전자문서 솔루션 보급을 확대하고 있어 외연의 확장이 예상됩니다.

전자문서, DX 시대 효율적인 업무 기반 제공
코로나19로 앞당겨진 디지털 전환이 가속화되고 있습니다. 전자문서 전환 및 보급은 DX 시대의 효율적인 업무 처리를 위한 기반이 됐습니다. 전자문서를 단순한 사후 관리 측면이 아닌 생성 단계에서부터 관리하는 방향으로 전환되는 추세가 이러한 변화를 보여줍니다. 전자문서를 기반으로 한 업무 방식이 더욱 자유롭고 효율적인 업무 처리를 위한 전제 조건으로 자리 잡은 것입니다.

ESG 경영 방안으로 활용
전자문서는 최근 각광받고 있는 ESG (Environment·Social·Governance) 경영에 활용할 수 있습니다. ICT(Information and Communication Technologies, 정보통신기술)를 통해 자원 절약 및 온실가스 감축에 기여할 수 있는데요. 국내 연간 생산량 425억 장에 달하는 종이 문서를 전자문서로 대체함으로써 데이터 활용성과 탄소중립 실현 가능성을 동시에 높일 것으로 기대됩니다.

또한 전자문서는 시각장애인과 같은 디지털 소외계층의 디지털 접근성을 향상해 ESG 경영을 실천할 수 있습니다. 종이 문서 환경에서는 시각장애인이 문서 작업에 어려움을 느낄 수 있지만, 전자문서화되면 시각장애인의 문서 접근성이 향상되기 때문입니다. 이러한 변화는 문서 내 텍스트와 이미지를 음성으로 들려주는 기능 등 관련 기술 개발 확대로도 이어지고 있습니다.

2. 부정적 요인

여전히 높은 종이 문서 선호도

코로나19 이후 문서 전자화 속도는 빨라졌지만, 일부 산업과 계층에선 여전히 종이 문서 선호도가 높은 것이 현실입니다. 디지털 전환에 속도를 내는 금융사는 종이서류를 없애고 업무 대부분을 전자문서 형태로 처리하고 있는데요. 고령층을 비롯한 디지털 취약계층은 아직 전자문서 사용에 어려움을 느끼는 경우가 많습니다.

전자문서 산업에 대한 낮은 인식

전자문서 산업은 데이터를 핵심으로 하는 정부의 디지털 뉴딜 정책에 별도로 반영되지 않았습니다. 또한 정부에서 전자문서 산업을 개별 산업으로 인정하지 않는 분위기도 부정적 요인 중 하나입니다. 일례로 전자문서 산업 실태조사는 2010년 시작 후 2018년에 이르러서야 정식 산업 통계로 승인됐습니다. 즉 전자문서 산업이 국가 정식 데이터로 인정된 시기가 약 3년밖에 되지 않은 것이죠.

기축적된 종이 문서 폐기 절차 부재

과거 축적된 종이 문서를 폐기할 절차가 마련되지 않았다는 점도 문제입니다. 종이 문서가 대거 축적된 금융권은 과거 스캔 절차가 전자화 작성 단계로 인정받지 못해 종이 문서를 스캔하고도 폐기하지 못하는 상태인데요. 이는 정부가 업체별로 이뤄진 스캔을 전자화 고시에 따른 공정으로 판단하지 않았기 때문입니다.

비용 대비 낮은 체감 효과

종이 문서를 전자문서로 대체하면 장기적으로 도움이 되는 것은 사실입니다. 하지만 단기적인 관점에서 보면 종이 문서를 사용해도 큰 지장이 없기에 투자 비용 대비 체감 효과가 낮습니다. 이는 전자문서 전환 속도가 더디게 진행되는 요인이 될 수 있습니다.

3. 향후 전망

위와 같은 부정적 상황이 존재하지만, 전자문서의 미래는 밝습니다. 전자문서법 개정을 통해 전자문서의 효력이 강화됐고, 전자문서가 코로나19 이후 언택트 및 ESG 경영을 실현할 수 있는 기반이 됐기 때문입니다. 전자문서 업계에서도 향후 3년간 산업 확대 및 경쟁이 이뤄질 것으로 예상됩니다.

이를 대변하듯 ‘한국전자문서산업협회’의 회원사가 전년 대비 8% 증가했습니다. 또한, LG유플러스·SK텔레콤·KT와 같은 대기업뿐만 아니라 토스·페이코·네이버·카카오페이와 같은 빅테크 기업도 최근 몇 년간 공인전자문서중계자 인증을 획득하며 기반을 확장하고 있습니다.

이번 글에서는 전자문서의 긍정적, 부정적 요인과 전망을 살펴봤습니다. 다음 글에서는 전자문서 관련 인증 및 평가 제도에 관해 알아보겠습니다.

[참고자료] 전자문서 통합지원센터 (https://www.npost.kr) 국가법령정보센터 (https://law.go.kr) 르네상스 맞은 전자문서 시장 (전자신문, 2021.10.12) 디지털 트랜드포메이션 시작점은 ‘전자문서의 다변화’ (아시아경제, 2018.01.19) ‘도장 문화’에 발목 잡힌 일본의 재택근무 (한국일보, 2020.04.19)

글 ㅣ LG CNS 보안기술전략팀 김가슬 책임