새롭게 연재할 ‘직장 생활, 나만의 직무 노트에서 그 답을 찾다.’ 편은 LG CNS 2019년 상반기 신입 사원을 대상으로 한 직장 생활 직무 향상을 위한 특강을 토대로 작성한 글입니다. 업무와 집필을 위해 개인적으로 활용하는 5권의 직무 노트 실제 사례와 노트 메모 방법을 10편 정도로 나눠서 상세하게 써보겠습니다. 

직무 노트의 마법에 빠져보자. 직무 노트란 무엇인가?

직무 노트란 직장에서 이뤄지는 회의 내용, 보고를 위한 문서 작성, 업무 계획 설계, 아이디어 구상 등 업무 용도나 상황에 맞춰 자신만의 방식으로 기록하는 노트를 의미합니다. 

직무 노트는 업무에 관련된 메모를 꾸준히 남긴다는 측면에서 메모 노트와 비슷한 면이 있지만, 용도에 따른 노트의 분류, 템플릿에 기반한 세분화된 기록, 그리고 자신만의 표현법이 반영된다는 점에서 다르다고 볼 수 있습니다. 

업무의 표준화된 방법이나 조직에서 필수적으로 요구하는 것이 아니라 개인의 방식으로 만들어지고 활용되기 때문에 업무, 조직, 사업에 관련되어 자기 생각이 많이 기록된다는 게 단순 메모와는 큰 차이가 있다고 봅니다. 

바쁜 직장인에게 직무 노트는 왜 필요한가?

아무리 업무에 바빠도 직장인이 직무 노트를 써야 하는 이유는 단 한 가지, 바로 직무 역량(직무 숙련도)을 더 빨리 높이기 위해서입니다. 직무 역량은 직장생활을 하거나 업무를 하다 보면 저절로 느는 것이라 생각할 순 있으나 여러분이 조직에서 인정받고 남다른 차별성을 보유하려면 자연적 향상에만 의존해서는 안 됩니다. 좀 더 도전적인 목표에 도달하도록 노력하고 남다른 방법을 활용하는 인위적인 노력이 필요합니다. 직무 노트는 여러분의 직무 역량을 남들보다 빠르게 높여줄 수 있는 좋은 방법이 됩니다. 

노트 메모가 어떻게 직무 역량을 높일 수 있을까요? 노트 메모는 자신을 둘러싼 기억, 가공, 출력 과정에 이르기까지 영향을 끼칩니다. 

사람의 기억에는 한계가 존재하며, 회사 내•외부에서 업무 중에 수없이 많은 정보가 쏟아집니다. 업무 상황을 기억하려면 기록해야 하고, 타인의 지식과 정보를 내 것으로 받아들이기 위해서도 기록해야 합니다. 

특히 연차가 올라갈수록 더 많은 일을 동시에 처리해야 할 뿐 아니라 업무 난이도도 올라갑니다. 그것을 오로지 머릿속 기억에만 의존하다 보면 일을 누락하거나 기한을 맞추지 못하게 됩니다. 그러므로 기억하기 위해서는 반드시 보조 수단이 필요합니다. 기록은 기억을 지배하기 때문이죠. 메모 습관은 일상과 업무에 바쁜 직장인에게 훌륭한 업무 보조 수단이 됩니다. 

정보를 자기 생각과 사고로 화학적으로 전환하기 위해서는 받아들인 정보를 되새기고 여러 각도에서 고민할 필요가 있죠. 이 과정을 통해 정보가 진정한 자신의 지식이 될 뿐 아니라 업무와 사업을 바라보는 통찰력이 생기게 됩니다. 

듣기만 하면 그런 과정이 체계적으로 진행되지 못합니다. 업무가 바빠지게 되면 한번 듣기만 했던 정보를 다시 상기하기도 어렵고, 새로운 생각을 유도하는 자극이 생기지 않기 때문이죠. 기록을 남기게 되면 다른 각도로 생각할 수 있고 또 다른 생각을 유도하는 촉매 기능을 하게 됩니다.

직장 생활에서는 소통이 중요하다는 것을 말할 필요가 없겠죠. 타인의 말을 정확하고 빠르게 이해하는 것도 중요하지만, 자기 생각과 지시 사항을 타인에게 이해하기 쉽게 전달하는 것도 중요합니다. 

소통은 말도 중요하지만, 글도 중요합니다. 우리가 작성할 때마다 어려움을 겪는 보고서도 글로 쓰는 대표적인 소통 방식입니다. 보고서를 화려하게 꾸미는 것보다 보고서 작성 시에 다른 이가 여러분의 생각과 정보를 정확하고 쉽게 이해하도록 글로 표현하는 능력을 높여야 합니다. 받아들인 정보를 시각화하고 여기에 자기 생각을 추가해서 구조화한 후 이것을 이해하기 쉽게 이해할 수 있도록 글로 표현하며, 그림으로 표현하는 연습을 직무 노트를 통해 꾸준히 해야 합니다. 

직무 노트에 무엇을 담아야 하는가?

직무 노트에는 일상의 대화를 제외한 업무의 모든 것이 담길 수 있습니다. 업무에서 노트 메모가 필요한 항목은 아래와 같습니다. 

• 회의, 미팅, 세미나에서의 대화나 발표 내용
• 해야 할 일과 일 처리 방법, 일의 순서, 마감 기한, 협업 대상
• 머릿속에 떠오른 아이디어나 생각, 구상하여 추가된 사항들
• 동료에게 설명하고 싶은 자기 생각 또는 사실
• 보고서나 기획서의 초안 또는 핵심 내용
• 그림으로 표현해야 할 문장과 그림으로 표현하기 위한 밑그림
• 자신만의 지식이나 업무 노하우
• 기술 동향, 업계 동향, 경쟁사 동향, 고객 동향 등 시장 동향 요약
• 프로젝트 일정 및 이슈 사항, 그리고 대응책에 대한 개인적인 방안
• 상품 기획 및 브랜딩을 위한 콘셉트, 상품의 형상 및 핵심 기능
• 기억해야 할 개인 또는 조직의 중요한 KPI(Key Performance Index)나 중점 과제

위 항목들을 용도에 맞춰서 세분화된 노트로 만든다면 이것이 직무 노트가 되겠죠?

필자의 직무 노트는 콘텐츠의 빈도에 따라 노트 용도를 구분 후 여러 권의 직무 노트로 세분화했습니다. 제가 만든 직무 노트 구분은 개인적인 구분이므로 자신의 직무, 노트의 용도, 활용 범위에 따라 나름대로 구성하신 후 개별 직무 노트마다 템플릿을 구성하여 활용하시는 것도 좋습니다. 

직무 노트 작성 습관을 지니려면 어떻게 해야 할까요?

● 방법 1: 처음에는 한 권의 노트에서 시작해서 여러 권으로 세분화시키세요. 
노트 메모 습관이 갖춰지지 않았는데 시작부터 여러 권의 노트를 만들어 쓰기 시작하면 작심삼일에 그칠 수 있습니다. 메모 습관이 갖춰질 때까지 한 권의 노트에 여러 내용을 써 보길 바랍니다. 

그중 가장 반복적으로 기록되는 내용을 다른 노트로 분리해내고 그 노트에 해당 업무 내용만 꾸준히 기록하시길 바랍니다. 그 과정이 일 년에서 몇 년이 걸릴 수도 있습니다. 필자도 2012년부터 기록을 시작했지만 2016년에 이르러서야 여러 권의 직무 노트로 세분화시킬 수 있었습니다. 

● 방법 2: 노트는 저렴한 것으로 사용하되, 펜은 자신에게 맞는 좋은 것으로 사용하세요. 
일반적으로 메모를 하다 보면 고가의 노트를 쓰는 경우가 많은데요. 오히려 노트에는 온갖 낙서와 많은 양의 기록이 필요하기 때문에 저렴한 노트를 쓰는 게 좋습니다. 초기에는 생각대로 노트 내용이 제대로 정리가 안 될 수 있기 때문이죠. 

그에 반해 펜은 자신에게 맞는 좋은 것을 쓰길 권합니다. 필자는 주로 검은색과 파란색 만년필을 사용하며, 중요한 것은 파란색 만년필로 별도로 표시를 합니다. 개인 경험에 비춰볼 때 직무 노트 습관에는 고가의 노트보다 자신에게 잘 맞는 펜이 더 많은 영향을 끼쳤습니다. 

● 방법 3: 자신에게 맞는 템플릿(메모 틀)을 단계적으로 만들어 나가세요. 
처음에는 틀에 구애받지 않고 생각나는 대로 막 써야 합니다. 하지만 직무 노트가 세분화될수록 해당 직무 노트에 맞는 틀에 맞춰 작성할 필요가 있습니다. 예를 들어 아이디어 노트는 아이디어 제목, 발상 일자, 제안 배경, 기존 방식과 문제점, 제안 방식의 틀로 작성하면 아이디어를 기획서로 변환하거나 기록을 다시 볼 때 훨씬 쉽게 파악할 수 있습니다. 그러므로 각 직무 노트에 맞는 틀을 각자의 방식대로 만들어 가길 바랍니다. 

● 방법 4: 한 번의 기록에 그치지 말고 여러 번 수정하면서 다시 써보세요. 
메모 습관은 생각나거나 들은 것을 기록하는 것에 그치는 것이 아닙니다. 기록하면서 동시에 생각을 정리하고 구조화 시켜야 하는 것이죠. 생각의 구조화와 확장이 가능하려면 동일한 내용을 여러 번 써봐야 합니다. 처음 떠오른 생각들은 두서없이 써질 것입니다. 순서도 없고, 계층 구조를 가지고 있지 않죠. 

이렇게 낙서처럼 막 써진 메모를 다시 읽어보면서 메시지의 순서를 정하고 MECE(중복되거나 누락 없이) 계층 구조화해서 정리해봅니다. 어떤 글을 쓰시더라도 반드시 두세 번 재정리해보는 게 좋습니다. 특히 보고서나 기획서와 같이 비즈니스 문서를 만드는 경우는 파워포인트 작업을 하기 전에 메시지를 여러 번 써보면 슬라이드 논리 구성을 체계적으로 만들어갈 수 있습니다. 

● 방법 5: 노트에 일련번호를 쓴 후 꾸준히 작성하라. 
필자의 ‘1,000가지 아이디어 노트’라는 직무 노트는 현재 8권, 731개의 아이디어에 이릅니다. 가장 최근에 작성한 노트는 한 장의 기획서처럼 체계적이면서 구조화된 형태로 기록되어 있죠. 그렇지만 5년 전에 시작한 첫 번째 노트는 어땠을까요? 메모가 익숙하지 않았던 시점이라 아이디어는 서너 줄만 적혀 있고 내용도 체계적으로 정리되어 있지 않습니다. 

노트를 써가면서 노트의 구성이 나름의 방식으로 발전했던 것이죠. 이렇게 직무 노트를 꾸준히 쓰다 보면 시간이 흐를수록 확실히 발전함을 느낍니다. 이런 느낌을 극대화하기 위해서는 노트에 일련번호를 붙이는 게 좋습니다. 예를 들어 ‘직무 노트 3번 – 1,000가지 아이디어 노트 8권째(2018년 12월 ~ 2019년 2월)’라는 제목을 노트 표지에 붙이는 것이죠. 

학창시절 공부를 잘하기 위해서 듣고, 읽고, 쓰고, 말하는 모든 능력을 활용하듯, 직무 역량을 높이는 길도 마찬가지입니다. 직무 노트는 직장에서 얻게 되는 중요한 정보를 기록하고 이 정보에 대해 나름의 생각을 추가해 써보는 습관을 만들어주며 그 결과 논리적 사고와 문제해결 능력을 높여줍니다. 꾸준히 자신만의 직무 노트를 만들어 가면 여러분이 남다른 사고와 능력을 갖추게 됨을 아시게 될 것입니다.

글 l 강석태 책임 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]