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기업 재무담당자 필독! ‘이것’ 있으면 기업의 새는 비용 쉽게 막을 수 있어요!

2024.09.20

경비 관리의 최대 미션! 투명성 확보와 오용 방지

매달 반복되는 경비 정산은 끝없는 서류 작업의 연속입니다. 재무, 회계 담당자라면 경비 정산 과정에서 정확하지 않거나 의심스러운 결제 내역을 발견한 경험이 한 번쯤 있을 겁니다. 하지만 증빙으로 첨부된 모든 현금영수증, 세금계산서 그리고 카드 사용 내역을 일일이 검토하는 것은 매우 많은 시간을 필요로 하기 때문에 현실적으로 거의 불가능한 일입니다. 이와 같은 문제를 해결하기 위해 최근 많은 기업이 경비 지출 관리 자동화 시스템을 도입하고 있습니다.

경비 관리 자동화 시스템은 개인 카드와 법인카드 사용 내역을 실시간으로 연동하고, 현금영수증과 세금계산서 등 다양한 증빙 서류를 디지털화해 통합 관리하는 시스템인데요. 수작업으로 진행되던 경비 정산 프로세스를 간소화하고, 업무 효율성을 크게 높이는 중요한 도구로 자리 잡고 있습니다. 하지만 자동화 시스템은 오류나 부적절한 사용을 완전히 방지할 수 없다는 한계가 있는데요. 이를 악용해 경비를 부적절하게 사용하는 사례가 발생하고 있습니다. 가장 흔하게 접할 수 있는 사례로 법인카드의 오남용 등이 있는데요.

해당 사건은 경비 정산 및 법인카드 관리 시스템의 허점과 체계적인 모니터링의 필요성을 단적으로 보여줍니다. 검찰이 발간한 리포트에 따르면 2021년에만 5만 1,793건의 횡령 사건이 발생했는데요. 이는 개인 경비 정산을 통한 소액의 부당 청구나 법인카드 오남용 사건은 포함되지 않은 수치입니다. 많은 기업이 법인카드 사용을 포함해 경비 정산의 투명성을 확보하고, 오용을 방지하기 위한 방안을 모색하고 있습니다. 기업의 대표적인 비용 관리 전략 4가지를 알아보겠습니다.

[그림 1] 비용 관리 전략 4가지

[그림 1]과 같이 정책이 수립되어 있고, 직원 교육을 정기적으로 하고 있더라도 경비 처리 시 발생할 수 있는 법인카드의 오남용이나 실수를 완벽하게 방지하기는 힘듭니다. 결국 경비 관리 담당자의 모니터링을 통해 잘못된 거래 내역을 찾아내야 하는데요. 구성원이 많고 대부분의 거래가 자동화돼 있다면 담당자들이 잘못된 거래를 찾아내기 매우 힘듭니다. 왜냐하면 전수조사를 매월 진행하는 것은 시간상 거의 불가능하며 매우 비효율적이고, 일부를 샘플링하여 감사하는 것은 충분한 모니터링이 될 수 없기 때문입니다.

SINGLEX UAS는 이러한 문제들을 어떻게 효율적으로 모니터링하고, 경비 사용의 투명성을 확보하는지 알아보겠습니다.

대시보드로 경비 사용 현황을 한 눈에 분석

SINLGEX UAS는 법인카드, 품의서, 세금계산서 등 다양한 유형의 경비전표 리스트를 실시간으로 한눈에 조회할 수 있게 해줍니다. 또한 각 유형별 경비전표 리스트를 별도로 제공하기 때문에 세부적인 분석이 가능합니다. 핵심 기능은 예산 대비 실적 리포트입니다. 전사 및 부서별 통제 예산과 월별 실적에 대한 종합 리포트를 제공하기 때문에 예산 대비 실적을 한눈에 파악할 수 있어 재무 관리의 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 또한 각종 경비 사용 현황을 다양한 형태의 대시보드로 시각화해 제공하는데요. 이를 통해 사용자는 복잡한 경비 데이터를 쉽게 이해할 수 있으며, 경비 내역을 정확하고 신속하게 분석할 수 있습니다.

[그림 2]
[그림 3]

실시간 모니터링으로 이상징후를 잡아내는 SINGLEX UAS

SINGLEX UAS는 실시간으로 이상 징후를 감지할 수 있습니다. 의심스러운 거래가 발생하면, 즉각적인 알림을 제공해 안전한 결제 관행을 유지하는 데 도움을 줍니다. 관리자는 사전에 모니터링하고자 하는 비정상적인 거래를 설정해야 합니다. 휴일이나 휴가 중의 법인카드 사용, 업무 시간 외의 교통비 사용, 집 근처에서의 사용 등의 항목이 있습니다.

기업의 정책에 따라 사전에 설정해둔 비정상적인 항목에 해당하는 경비 내역이 실시간으로 모니터링되며, 발생 즉시 해당 직원에게 알림이 가도록 설정할 수 있습니다. 실시간 모니터링, 오남용 방지, 예산 사용 현황을 보여주는 대시보드를 통해 경비 지출 내역을 심층적으로 분석하고, 효과적으로 모니터링해 불필요한 지출을 방지, 재무적 투명성을 유지할 수 있습니다.

SINGLEX UAS 시스템은 아래 [그림 5]와 같은 프로그램을 자동화해 경비 관리에서 다양한 이점을 제공합니다.

[그림 5]

1) 실시간 모니터링

비정상적인 지출이나 패턴을 즉시 감지할 수 있어, 부정 사용을 조기에 발견하고 방지할 수 있습니다.

2) 효율적인 지출 정책 집행

기업이 설정한 예산을 시스템에 반영해 자동으로 관리할 수 있습니다. 이는 조직원들이 비용 집행 시 예산 정책을 준수할 수 있도록 도와줍니다.

3) 데이터 기반 의사결정

종합적인 경비 사용 현황과 트렌드를 쉽게 파악할 수 있어 더 나은 예산 책정과 비용 절감 전략 수립이 가능해집니다.

4) 투명성 강화

모든 거래와 승인 과정이 시스템에 기록돼 추적 가능성이 높아집니다. 이는 내부 감사와 외부 회계 감사 시 큰 도움이 됩니다.

5) 업무 효율성 증대

자동화된 프로세스를 통해 경비 처리와 승인에 소요되는 시간과 노력을 크게 줄일 수 있습니다.

경비 지출 관리의 혁신은 기술과 정책, 그리고 기업 문화의 조화로운 결합에서 시작됩니다. SINGLEX UAS는 경비 관리의 투명성과 효율성을 동시에 달성하는 종합적인 솔루션입니다. 이를 통해 기업은 전반적인 경비 관리 프로세스를 최적화하고, 더욱 효율적이고 투명한 재무 관리 체계를 구축할 수 있습니다.

투명하고 편리하고 정확한 경비 관리, SINGLEX UAS와 함께 라면 가능합니다.

SINGLEX UAS는 기업의 경비 관리 혁신을 위한 최적의 파트너로, 귀사의 재무 관리를 한 단계 더 높은 수준으로 이끌어 줄 것입니다.

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글 ㅣ LG CNS SINLGEX 솔루션팀 박세현 스페셜리스트