한 달 동안 코로나가 온 한반도를 휩쓸었습니다. 마스크를 없이 외출할 수 없게 되었습니다. 학교 문도 굳게 닫혔습니다. 너무 평범했기에 의미 없이 보냈던 일상이 얼마나 소중했는지를 많은 이들이 깨닫게 되었습니다.

그렇지만 공포와 두려움도 잠시 500여 명의 의료자원 봉사자들이 대구, 경북으로 향했고 그들을 돕기 위해 성숙한 시민들이 발 벗고 나섰습니다. 그래서인지 코로나 기세가 조금씩 줄어들고 있습니다. 아직 갈 길이 멀지만 정말 다행입니다. 언제나 그렇듯 우리 국민은 꼭 이겨낼 것입니다.

직장인인 필자도 한 달 동안의 직장 생활이 너무나 달라졌습니다. 하루에도 수십 번 손을 씻고 평생 처음으로 마스크를 썼습니다. 개인적인 약속이나 활동도 모두 취소해 ‘사회적 거리 두기’에 적극적으로 동참했습니다. 무엇보다 달라진 점은 직장 생활 20년 동안 처음으로 재택근무를 하게 되었다는 것입니다.

특히, 재택근무는 갑작스러운 변화였기에 적응하는데 많은 시간과 노력을 해야 했습니다. 그 이유는 직장인 개인으로서의 업무만이 아니라 원격지에서 근무하는 팀원들과 AI튜터 프로젝트 구성원들과 소통해야 하기 때문이죠. 필자 개인이 재택근무에 적응 못 한 상태에서 조직까지 관리해야 하는 이중적 부담을 져야 했기에 어떤 방법이 효과적인 소통의 방식인지 많이 고민하게 되었습니다.

Contact와 Untact가 공존하는 시대로

제 개인적인 생각으로는 코로나 사태를 거치게 되면서 이제 한국 사회는 대면(Contact)과 비대면(Untact)이 공존하는 시대가 될 것으로 보입니다. 특히 비즈니스 현장에서 비대면(Untact) 업무 방식이 예의가 아니라서, 익숙하지 않아서, 관리가 되지 않는다는 선입견에 잡혀 항상 대면에 밀려나 있었습니다.

직장 상사에게 보고하더라도 메일이 아닌 보고서를 출력해서 눈도장을 찍는 게 직장 생활의 처세술로 인식이 되었죠. 상당수의 직장인은 이런 준비되지 않는 재택근무 상황으로 인해 비대면 업무 방식을 경험하게 되었고, 그 경험 덕에 인식의 변화가 이뤄질 것이라 보입니다. 물론 비대면 업무 방식이 여전히 주류가 될 수는 없어도 대면과 대등한 위치로 자리 잡을 것입니다.

그런 면에서 볼 때 경험해보지 못한 재택근무가 다가올 비대면 업무 시대에 적응할 수 있는 좋은 시험대입니다. 그렇기에 구성원으로서의 개인뿐만 아니라 리더로서 비대면 환경에서의 조직 관리와 소통 방식을 다양하게 시도해보고 자신과 조직에 맞는 방법을 찾아가야 합니다. 그런 면에서 필자가 다니는 LG CNS는 비대면 업무를 수행하기에 좋은 인프라를 갖추고 있습니다.

우선 전 직원의 PC는 클라우드 가상화 기술로 언제 어디서나 접속 가능해 업무를 수행할 수 있게 되어 있습니다. 심지어 스마트폰에서도 클라우드 PC에 접속해서 간단한 업무 조회를 할 수 있죠. M-Messenger는 채팅뿐만 아니라 화상회의까지 지원하기에 콘퍼런스 콜을 하기에 좋은 메신저입니다.

외부 고객과 소통할 때는 Zoom이나 Hangout 같은 서비스를 이용해 콘퍼런스 콜이 차질 없도록 활용했습니다. 그룹웨어의 편리함은 말할 필요도 없죠. 그래서인지 재택근무를 하더라도 업무에 큰 차질이 없었습니다.

이렇게 좋은 IT 인프라를 활용해 어떻게 효율적으로 팀원들과 소통할 것인지 몇 가지 시도를 해보았고 짧은 기간이지만 효과적인 방법이라고 판단해 아래와 같이 정리해보았습니다.

팀이 당월에 실행해야 할 중점 과제를 매달 공유한다

팀장으로서 팀을 이끌 때 가장 어려운 점이 ‘팀원들과 목표를 공유하고 있는가?’입니다. 이 질문은 팀장으로서 누구나 고민하게 되고 팀장 3년 차임에도 아직 답을 찾지 못했습니다. 특히 미지의 시장에서 사업 기회를 찾고 비즈니스를 만들어가야 하는 신사업개발팀에는 매우 어려운 일입니다.

그래서 필자는 팀이 매달 우선순위로 실행해야 하는 과제의 목록을 표로 정리해서 팀원들과 공유를 합니다. 이렇게 목록을 월초에 공유하면 팀원 입장에서 어떤 일이 우선순위가 높으며 누가 해야 하는지 명확해지는 장점이 있습니다. 또한 팀장이 제시하는 가이드도 적혀 있어서 나름 자율적 업무를 위한 가이드 역할을 해주기도 합니다.

중점과제 목록은 비대면 업무일 때 더 효과적입니다. 같은 사무실에 있을 때는 회의나 티타임을 통해 각자의 기준으로 머릿속에서 중점과제의 목록을 만들어낼 수 있지만, 비대면에서는 구두나 문서로 전달하지 않는 이상 어떤 일이 더 중요한지 파악하기 힘들기 때문이죠.

콘퍼런스 콜 아젠다는 미리 정리해서 배포한다

비대면 업무 환경에서의 소통은 콘퍼런스 콜이 절대적으로 필요합니다. 구글 행아웃, 줌 같은 솔루션들이 화상회의를 지원하죠. 콘퍼런스 콜은 지역적 한계를 파괴하는 장점이 있지만, 다수가 콘퍼런스 콜에서 만나거나 논의 아젠다가 정리되어 있지 않으면 매우 어수선한 회의로 끝날 수 있습니다. 그리고 무엇보다 한 공간에 참여하는 회의에 비해 네트워크 환경이나 통화 등 개인 용무로 인해 다수의 참여자에게 업무 관련 정보가 정확하게 전달되지 않죠.

필자도 최근에 팀원과 프로젝트 구성원, 더 나아가 제휴업체 담당자들과 콘퍼런스 콜을 진행하면서 콘퍼런스 콜의 장단점을 뼈저리게 느꼈습니다. 그래서 콘퍼런스 콜을 준비하기 위해 몇 가지 방법을 만들었습니다. 우선 회의를 주최하는 제가 논의해야 할 주요 아젠다를 미리 노트에 적어봅니다.

그리고 이것을 메일을 통해 1시간 전에 회의 참석자들에게 배포하죠. 아젠다 별로 누구에게 물어볼 것인지 구체적으로 이름도 명시합니다. 이렇게 하면 회의 참석자가 자신이 말해야 할 내용을 미리 생각하거나 자료를 준비하게 됩니다. 회의가 훨씬 효율적으로 진행되더군요.

회의 진행 중에도 아래 이미지와 같이 논의 아젠다를 화면 공유로 해두고 회의를 진행합니다. 물론 회의가 끝날 때는 회의에 논의된 사항을 노트에 메모하거나 가능하면 회의록을 정리해서 배포하는 것도 중요합니다.

논의 사항을 시각화한다

그런데 문제는 논의 아젠다가 글로써 모두 이해되는 것은 아니라는데 있습니다. 특히 서비스 기획이나 문서 작성과 관련되어 의사결정을 해야 할 때는 이 문제가 더 심각해집니다. 회의실에서는 화이트보드를 활용할 수 있지만, 콘퍼런스 콜에서는 PPT나 워드가 아니면 의사소통에 한계가 있기 때문이죠.

이럴 때 반드시 시각화가 필요합니다. 시각화라는 것은 논의 사항을 그림, 프로세스, 표를 이용해서 이해를 돕는 것이죠. 필자는 회의할 때 화이트보드를 이용해 시각화해 논의합니다. 논의 사항을 훨씬 쉽게 이해시키고 결론을 빠르게 도출할 수 있기 때문이죠.

그런데 비대면 회의 환경에서는 이것이 불가능하기에 아이패드나 노트를 활용해서 아래와 같이 그림으로 표현합니다. 특히 오른쪽 매트릭스 그림은 모바일 앱 푸시 기능과 개발 범위에 관해 설명하기 위해 그린 그림으로 IT를 잘 모르는 제휴사 담당자를 이해시키는데 효과적이었습니다.

비대면 업무 환경. 자기 주도적 업무 습관의 시험대!

이 외에도 여러 방법이 존재할 수 있습니다. 예를 들어, 아젠다에 대한 의사결정 기준을 세우는 것도 좋습니다. 필자가 맡은 인공지능으로 영어 회화를 배울 수 있는 AI튜터 프로젝트는 빠른 의사결정과 서비스 개선을 위해 20년 상반기에는 “핵심 기능을 결정할 때는 최선의 선택을 만드는, 부가 기능을 결정할 때는 최악의 선택을 피하는” 의사결정 방식을 정했습니다.

다수가 모여서 논의한다고 해서 항상 합리적인 결정을 하는 것이 아니고, 그것이 비대면일 때는 빠르게 회의를 끝내기 위한 ‘그럴듯한 아이디어’로 합의해버릴 수 있기 때문이죠.

또한 일 단위로 업무 진척사항을 공유하는 것도 중요한 규칙으로 세우고 있습니다. 개인에게 무척 번거로운 일일 수 있고 보고를 위한 작성으로 생각할 수 있으나 업무의 시작과 종료 시점에 계획을 세우고 리뷰하는 것은 자기 주도적 업무를 위해 매우 중요한 습관입니다.

아무도 옆에서 쳐다보지 않는 환경에서의 업무란 결국 자기 스스로 일을 정의하고 해내는 자기 관리 능력이 여실히 드러나는 시험대입니다. 일하는 척할 수도 없고, 일하지 않으면 결코 일의 결과가 나올 수가 없는 아주 냉정한 환경이죠.

글 l 강석태 책임 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]