제가 가끔 ‘전략적 사고’와 ‘효과적인 문서 작성’이라는 주제로 외부 강의를 할 때가 있는데요. 최근에 중소기업에 다니시는 분들을 대상으로 강의를 한 적이 있습니다. 그때 제가 회사 소개 자료, 회사의 제품이나 서비스를 소개하는 브로슈어(Brochure), 행사 초대장 및 스탠드 등을 전문 디자이너 도움 없이 파워포인트로 쉽게 만들 수 있다고 말하고, 제가 작업한 것들을 사례로 보여 드렸는데요. 생각보다 많은 분들이 관심을 보여 주셨습니다.
그래서, 언젠가 글을 통해 소개해 드려야겠다고 생각했었는데, 바로 이번 편에서 소개하기로 했습니다. 이번 편에서는 각자 회사의 제품이나 서비스를 소개하는 브로슈어를 간단하고 깔끔하게 파워포인트로 만드는 방법을 소개해 드리겠습니다. 먼저, 말씀드릴 것은 포토샵(Photoshop)이니 일러스트레이터(Illustrator)니 하는 디자인 툴은 전혀 다루지 못해도 됩니다. 그리고, 생각보다 시간이 오래 걸리지도 않습니다. 그냥 제가 설명하는 방법대로 하면 쉽게 만들 수 있습니다.
중요한 점은 준비가 되기 전에는 파워포인트 프로그램을 절대로 열어서는 안된다는 점입니다. 대부분 사람들은 파워포인트부터 열어놓고 작업을 시작하는데요. 이런 경우, 저의 이 글은 그분들에게 전혀 의미가 없습니다. 그럼, 시작해 볼까요?
제품•서비스에 대한 충분한 자료를 먼저 수집하라.
여러분들께서 가장 먼저 하실 일은 브로슈어에서 소개할 제품•서비스에 대해 가능하면 많은 자료를 수집하라고 조언 드리고 싶습니다. 순수 제품•서비스에 대한 내용만 아니라 관련한 시장 동향, 경쟁사와의 비교 장표, 제품의 장단점 분석, 실제 적용 사례 및 효과(Values) 등 모을 수 있는 모든 자료를 수집하는 것입니다.
이때, 만약 제품•서비스와 관련한 이미지가 있을 경우, 사전에 수집해 놓는 것이 좋습니다. 가능하면, 디지털 파일로 변환해서 가지고 계시면 좋겠습니다. 그리고, 회사의 로고도 함께 준비해 주시기 바랍니다.
수집한 자료를 정리•분석하고, 어떻게 소개할지 시나리오를 구성하라.
제 생각에는 이 두 번째 작업이 제일 중요하다고 생각합니다. 실제로 여러분들이 어떻게 제품•서비스를 소개할 것인지에 대한 시나리오를 작성해 보는 것입니다. 시나리오라고 하면 아주 구체적으로 작성해야 된다고 생각하실 수도 있는데요. 굳이 그렇게까지 하지 않으셔도 됩니다. 여러 가지 방법이 있겠지만, ‘목차’와 간략한 ‘요약정보’ 정도로 작성하시면 됩니다.
첫 페이지부터 바로 제품의 장•단점을 설명할 것인지, 아니면 먼저 사람들의 관심을 끌어낼 수 있는 혹한 내용을 가지고 시작할 것인지 등 그 순서와 논리적 전개에 중점을 두고 충분한 고민을 하셔야 합니다. 이때 작업은 가능하면 종이(포스트잇)에 연필로 작성하는 것을 권합니다. 물론, 개인의 취향에 따라 디지털이 편하신 분들은 엑셀 등을 이용해서 작업해도 무방합니다. 다만, 아직까지 절대로 파워포인트를 열어서는 안됩니다.
필자의 경우에는 시나리오를 종이(포스트잇)에 작성한 후, 종이의 순서를 바꿔 가면서 논리를 수정해 가기 때문에 좀 Old 해 보일 수는 있겠지만 아날로그 방식을 고수하고 있습니다. 아래 그림은 오늘 제가 만들어 볼 ‘CloudPC’라고 하는 서비스에 대한 시나리오 구성 예시입니다.
그리고, 저의 경우에는 예시에서 가능하면 Formal 한 표현을 사용하려고 노력하겠지만, 제품•서비스와 이를 사용하는 사용자(또는 구매자)에 따라 재미있는 표현 등 informal 한 표현을 사용해도 좋겠습니다.
반드시 다른 사람들에게 시나리오 리뷰를 받아라.
본인이 작성한 시나리오가 다른 이들에게 잘 전달되는지, 본인의 의도대로 상대방이 이해를 하는지 혹시 강조하고 싶은 부분이 제대로 전달이 되는지 등을 반드시 점검해야 합니다. 가능한 많은 분에게 리뷰 받는 것을 권합니다.
한 번에 리뷰를 요청하는 메일을 쓰면 짧은 시간에 많은 분에게 리뷰를 받을 수 있을 겁니다. 굳이 가이드를 드린다면 세 명 이상에게 받는 것이 좋습니다. 가능하면, 해당 제품•서비스를 모르는 분들에게 말이죠.
만약, 리뷰 과정에서 본인이 가지고 있지 않은 내용을 추가하도록 피드백 받는다면, 가능한 선에서 해당 내용이 포함된 자료를 추가로 수집하는 것이 좋겠습니다.
시나리오를 기준으로 각 페이지를 스케치하라.
스케치는 실제 본인이 생각하는 브로슈어를 최대한 실제와 유사하게 구성해 보는 작업입니다. 당연히, 종이에 작업하는 것을 권합니다. 만약, 여러 가지 아이디어가 있다고 하더라도 가급적이면 하나만 작업하는 것이 좋습니다. 선택하는 것이 어렵다면 두 개 정도까지는 스케치 작업을 하여 다른 이들의 리뷰를 받아 선택하는 것도 좋겠습니다.
아래 그림은 필자가 앞서 작성한 시나리오 중 첫 번째 페이지인 ‘CEO 및 사용자들의 고민’에 대한 페이지를 작업 한 사례입니다. 실제 파워포인트로 두 가지 버전을 소개하기 위해 두 가지 아이디어를 스케치해 보았습니다.
스케치 작업도 가능하면, 다른 분들에게 리뷰를 받는 것을 권합니다. 단, 앞서 시나리오 리뷰와 달리 스케치 리뷰는 가급적 디자인 감각이 있는 분들에게 제한적으로 받는 것을 권합니다. 필요하다면, 전문가로부터 색상과 같은 조합에 대한 조언을 듣는 것도 좋겠습니다.
화면에 넣을 이미지를 준비한 후, 파워포인트로 작업하라.
위의 스케치 예시 정도 작업이 되어 있다면 실제 파워포인트 작업에 소요되는 시간은 익숙하지 않은 분들도 한 페이지에 한 시간을 넘지는 않을 겁니다. 필자의 경우라면, 20분 이내에 작업이 가능합니다. 아래는 두 번째 스케치를 실제 파워포인트로 작업한 페이지입니다. 실제 작업에 약 20분 정도 소요되었습니다.
위와 같이 실제 작업한 사례를 보면, 어려운 파워포인트 기술이 들어간 게 하나도 없습니다. 파란색 바탕에 모서리가 둥근 하얀색 사각형을 넣어서 기본 페이지를 완성합니다. 그리고, 점선을 그린 후, 각 각 칸에 이미 작업해 둔 내용을 입력(Key-in) 한 후, 이미지를 넣으면 끝입니다. 간단하죠?
첫 번째 스케치는 두 번째에 비해 조금 난이도가 있어서 제가 직접 과정을 설명해 드리겠습니다. 함께 해보면 여러분들도 전문 디자이너의 도움 없이 심플하면서도 모던한 제품•서비스의 브로슈어를 제작할 수 있습니다.
(1) 먼저, 파워포인트의 슬라이드 마스터를 설정: 가장 먼저 슬라이드 크기를 세팅(①) 합니다. 그리고, 작업하고자 하는 글꼴을 선택합니다(②). 필자의 경우, 보통 회사 전용 글꼴을 사용하나, 여러분들께서는 라이선스 이슈가 없는 나눔 글꼴(Naver에서 무상 제공)을 사용을 권합니다. 세팅을 한 후에 파란색 바탕 위에 모서리가 둥근 하얀 박스를 가운데에 맞춘 슬라이드를 제작합니다. 여기까지 하면, 기본 준비는 끝나게 됩니다.
(2) 두 번째는 아래 그림과 같은 연결 원통을 그려야 하는데요. 이게 일반인들에게는 난관이죠. 그러나, 생각보다 쉽습니다.
위의 그림을 그리기 위해서는 먼저 파워포인트 기능을 알아야 합니다. 바로 ‘도형만들기(도형 병합)’과 ‘도형서식’에 대한 기능을 이해하고 활용할 수 있어야 합니다.
만들기 순서는 아래 그림을 참조하시기 바랍니다. (a) 먼저, 적당한 크기의 사각형을 만듭니다. 그리고, (b) 그 주위에 아래 그림과 같은 사이즈의 원을 배치합니다. 그리고, 아래 사각형을 맨 먼저 선택하고, 차례로 나머지 그림을 모두 선택합니다.(Ctrl 키를 누른 상태에서 마우스로 Object를 선택) 여기서, 주의해야 할 점은 ‘도형 병합 후’ 최종 남길 Object를 제일 먼저 선택해야 합니다.
(c) 모두 선택한 후, 메뉴에서 ‘도형 병합’의 네 가지 중에서 ‘빼기’를 선택하시면 ‘표창’처럼 생긴 사각형만 남게 됩니다. (d) 마지막으로 원을 그 남은 사각형의 위와 아래에 배치하게 되면 위와 같은 이미지 모형이 만들어집니다. (e) 이후, 각각 도형을 하나씩 선택해서 ‘도형 윤곽’ 또는 ‘도형채우기’의 색상을 ‘그라데이션 채우기’로 채우시면 최종 이미지가 완성됩니다.
(3) 세 번째는 적당한 이미지를 가져오는 것인데요. FLATICON(https://www.flaticon.com)과 같은 사이트를 통해서 무료 아이콘을 얻을 수 있겠습니다. 이미지 또는 아이콘은 상용으로 사용하는 경우, 추후 라이선스 이슈가 발생될 소지가 있기 때문에 꼼꼼히 읽어 보고 활용하기를 바랍니다.
나머지는 여러분도 충분히 만들 수 있다고 생각해서 생략하겠습니다. 이렇게 작업을 하면 아래와 같은 최종 페이지를 만들어 낼 수 있게 됩니다.
오늘 간단하게 제품•서비스에 대한 브로슈어를 만드는 방법을 소개해 드렸는데요. 다른 문서 작업들도 마찬가지이지만 파워포인트 작업을 하기 전의 사전 작업이 중요하다는 점을 다시 한번 강조하고 싶습니다.
만약에 사전 작업 없이 파워포인트를 처음부터 잡고 있었다면 아마도 하루 종일 작업을 해도 위와 같은 품질의 아웃풋을 내기는 쉽지가 않을 겁니다. 특히, 사전 작업의 경우, 외부 디자인 전문가에게 맡긴다 하더라도 반드시 걸쳐야 하는 작업이기 때문에 충실히 수행할 것을 다시 한번 권합니다.
이렇게 현업인 우리가 직접 작업을 하게 되면, 제품•서비스가 자주 업데이트 되더라도 빠르게 브로슈어를 수정할 수 있게 되며, 내용을 정확히 알고 있는 우리가 작업을 한 것이기 때문에 전달력도 훨씬 좋을 수밖에 없습니다.
‘진짜 일하는 방식을 바꿔라.’
글을 마무리하면서 제가 여러분에게 꼭 드리고 싶은 말이 있는데요. 최근 ‘워라벨(Work and Life Balance)’이니 ‘주 52시간 근무’와 같은 화두로 인해 ‘일하는 방식의 변화’에 대한 논의가 많이 되고 있습니다. 여기에서 꼭 단골 메뉴처럼 나오는 것이 불필요하게 파워포인트 작업에 많은 시간을 할애하고, 심지어 장표를 이쁘게 하느라 시간을 낭비한다고 생각하는 분들이 엄청 많은 것 같습니다.
그런데, 필자의 생각은 다릅니다. 충분한 사전 작업이 되어 있다면, 파워포인트 작업은 최소한의 시간으로 충분하다는 점입니다. 그리고, 많이 솔루션으로 내 놓은 ‘One page report’도 사전 업이 충실이 되어야 가능한 이야기이며, 이 작업이 충실하지 못했을 경우에는 단 한 페이지의 파워포인트 작업에도 많은 시간을 허비할 수 있다는 점을 꼭 기억하시기 바랍니다.
글 l LG CNS 홍보팀
[‘누구나 전략 기획 고수가 될 수 있다’ 연재 현황]
[1편] 전략적 사고의 중요성
[2편] 문제 해결을 위한 자질과 기본 원칙
[3편] 문제 해결을 위한 기본 원칙
[4편] 문제 해결 방법•논리적 사고 기법
[5편] 커뮤니케이션 역량의 중요성
[6편] 창의적인 사고방식
[7편] 창의적인 사고 기법 #1
[8편] 문서 작성의 오해와 진실
[9편] 창의적인 사고 기법 #2
[10편] 문서 작성 훈련법
[11편] 내 생각 출력법
[12편] 문서 작성 프로세스
[13편] 문제 해결 프로세스 #1
[14편] 문제 해결 프로세스 #2
[15편] 문제 해결 프로세스 #3
[16편] 문제 해결 프로세스 #4
[17편] 문제 해결 프로세스 #5
[18편] 경쟁력 분석 도구
[19편] 잘못된 분석은 잘못된 전략을 낳는다.
[20편] 환경 및 기술 분석 도구
[21편] 고객 중심 사고
[22편] 거시적 환경분석과 4P
[23편] 내부 역량 분석 #1
[24편] 내부 역량 분석 #2
[25편] 디지털 시대엔 전략 기획 역량은 필수?
[26편] 2017년을 보내며 전략 기획 재조명
[27편] ‘업무 속의 전략 기획’ #1 전략적 회의록 작성
[28편] ‘업무 속의 전략 기획’ #2 목표 달성 방법
[29편] ‘업무 속의 전략 기획’ #3 미래 역량과 의사소통의 중요성
[30편] 기술에 앞서 문제에 집중하라.
[31편] 초심을 잃지 않은 Amazon
[32편] 브로슈어(Brochure) 직접 만들기
[33편] ‘초청장’ 파워포인트로 만들기
[34편] 백종원의 골목식당 속의 ‘디자인 씽킹’
[35편] 고수의 팁 ‘공감’과 ‘검증’
[36편] 신사업 정책 #1
[37편] 신사업 정책 #2
[38편] 신사업 시 재무 분석 #1
[39편] 신사업 시 재무 분석 #2
[40편] 함정에 빠진 Digital Transformation 회피 방법
[41편] 기업이 놓치기 쉬운 가트너의 메시지
[42편] 장기 목표 달성을 위한 전략•전술 수립하기
[43편] 올해의 목표와 달성 전략 수립하기
[44편] 기본에 충실하라
[45편] 전략 기획자가 본 기업의 인사 전략(HR)은?
[46편] 기업 전략에서 ‘이거 두 가지’는 이제 그만!!!
[47편] 프로젝트를 성공시키는 단 한 가지
[48편] 프로세스 혁신을 성공시키기 위한 조건
[49편] 5G 시대 통신사의 B2B 전략
[50편] 누구나 알아야 할 회계 지식 ①
[51편] 누구나 알아야 할 회계 지식 ②
[52편] 내년도 재무 계획 수립하기 ①
[53편] 전략 기획자가 본 기업의 인사 전략 두 번째 이야기
[54편] 누구나 알아야 할 회계 지식 3 그리고 사업 계획 TIP
