그들은 왜 내 생각을 이해 못 하는 걸까?

회사라는 조직에 몸담다 보면 직장 동료, 상사, 그리고 거래처와 소통해야 하는 일이 일상다반사로 일어납니다. 통화부터 e-mail, 회의, 보고, 발표 등 소통의 방법이나 상황도 매우 다양하죠.

책상에 앉아 나 홀로 책을 외우거나 문제를 푸는 것만으로 좋은 성적을 내던 학생 시절과 달리 직장에서는 구성원과 어떻게 소통하느냐에 따라 성과가 결정되기도 하며 소통 능력으로 역량을 평가받게 됩니다. 소통의 능력은 점차 중요해지는 데 정작 개인의 입장에서 어떻게 소통해야 하느냐는 참 어려운 문제입니다. 특히 소통의 중요한 수단인 비즈니스 문서에서 우리가 처한 어려움이 여실히 드러나게 되죠.

회의나 보고 시간에 정말 열심히 설명했는데 팀원이나 팀장이 ‘잘 이해가 안 된다.’는 반응을 접해보셨을 것입니다. 그럴 때면 ‘왜 이게 이해가 안 되지?’라는 답답함이 들겠죠. 혹시 그런 경험을 해보셨다면 비즈니스 문서를 작성할 때 상대방이 이해할 수 있도록 간결하고 명료하게 작성했는지 점검해보실 필요가 있습니다. 의외로 표현의 중요성을 무시해 버리고 자기 생각만을 자신의 관점에서 강제적으로 전달하려는 경우가 많으니까요.

물론 소통 능력을 높이는 가장 중요한 요소는 경청일 것입니다. 그렇지만 점차 사회에서는 표현능력도 중요해지고 있습니다. 특히 비즈니스 문서는 표현 능력을 평가하는 중요한 척도가 되죠. 간결하고 명료한 문장 서술 능력과 자기 생각이나 복잡한 현상을 그림으로 표현하는 능력을 사회 초년부터 키워 나가면 여러분의 역량을 인정받는 데 중요한 밑거름이 되어줄 것입니다. 

비즈니스 문서 표현 능력을 높이기 위한 3가지 역량

보편적으로 자기 생각을 표현하는 가장 좋은 방법은 글과 그림입니다. 비즈니스 문서도 예외는 아닙니다. 다만 글과 그림의 대상이 직무나 비즈니스와 밀접한 관련이 있다는 것만 차이가 날 뿐이죠. 필자는 비즈니스 문서 표현 역량을 크게 3가지로 구분했습니다.

① 생각을 간결하고 명료한 문장으로 서술하는 능력

비즈니스 문서에서 가장 기본이 되는 능력이죠. 그렇지만 대부분 직장인이 이 단계에서도 어려움을 겪습니다. 자기 생각을 글로 표현해볼 기회가 평소 없는 데다가 업무의 지식에 새로운 생각까지 더해 이를 간결하고 명료하게 비즈니스 문서에 표현해야 하기 때문이죠.

보고서나 기획서를 간결하고 명료하게 표현하려면 많은 연습이 필요합니다. 그런데 글만 잘 쓴다고 비즈니스 문서의 어려움이 해결되지는 않습니다. 반드시 업무에 관한 해박한 지식과 경험, 그리고 식견을 갖추어야 합니다. 글 쓰는 게 요리하는 기술이라면 지식, 경험, 식견은 중요한 요리 재료라고 할 수 있습니다. 그런 면에서 볼 때 업무 지식을 어느 정도 갖추고 있다면 비즈니스 문서 작성을 위한 기본 능력을 갖춘 셈입니다.

그런데 글 쓰는 실력을 늘리는데 별도의 교육 시간이 필요할까요? 필자는 비즈니스 문서는 교육만으로 해결되지 않는다고 생각합니다. 교육보다 여러분의 업무에서 글 쓰는 연습을 많이 해보길 권해드립니다.

특히 회의할 때 듣지만 말고 노트에 상대방의 말을 간결하게 정리해보길 바랍니다. 회의가 끝나면 회의록을 정리해보는 것도 좋습니다. 뭔가를 받아쓰고 정리하는 게 매우 번거롭게 느껴질 겁니다. 바로 그게 글을 요약하는 원동력이 됩니다. 번거롭게 느끼기에 상대방의 사족(蛇足) 같은 불필요한 말은 덜어내고 핵심이 되는 메시지로 요약하게 되죠. 그렇게 연습하다 보면 문장을 간결하고 명확하게 쓰게 되는 것입니다.

이메일도 여러분의 글쓰기 실력을 늘릴 좋은 연습 기회가 되고 어색하게만 느껴지는 상투적인 자기소개 시간도 마찬가지입니다. 이 모든 짬짬이 연습 시간이 업무라는 재료를 만나면 훌륭한 요리라는 결과가 나오게 되는 것입니다.

② 생각을 실제처럼 형상화하는 묘사 능력

기획서나 보고서를 간결하고 명료한 문장만으로 표현할 수 있으면 좋겠지만 글로는 온전히 표현하기 힘든 상황이 존재합니다. 제품의 모양, 동작과 같은 움직임, 프로세스나 시스템 구성도가 대표적으로 문장만으로 표현할 수 없는 것들이죠. 여러분이 표현하는 대상이 시공간 배치, 구성요소 간 상호 관계, 외관과 같은 물체 형상 등과 밀접하게 관련된 것이라면 문장보다 그림으로 표현해야 합니다. 그래야 상대방에게 정확하게 전달됩니다.

실제처럼 형상화하기 위해서는 도형, 그림, 이미지, 영상, 실감 표현 기술(프로토 타이핑)을 활용하는 게 좋습니다. 그렇지만, 비즈니스 문서에서 가장 보편적이면서 효과적인 방법은 도형을 활용한 그림 표현이죠.

추상적인 생각은 그림을 통해 구체화되어 상대방이 쉽게 이해할 수 있을 뿐만 아니라 자신도 생각을 더 구체화하고 그 속에 잠재된 문제점을 찾아볼 수 있게 됩니다. 그림의 큰 장점이라 할 수 있죠.

③ 복잡한 현상을 단순하게 표현하는 능력

비즈니스 현장은 눈으로 확인하기 어려운 복잡함으로 가득 차 있습니다. 특히 시장과 같은 외부 환경은 수백 장의 보고서를 읽어야 이해가 되는 미지의 영역입니다. 그렇다고 해서 매번 수백 장의 보고서로 소통할 순 없습니다. 특히 비즈니스 문서에는 복잡한 현상과 자료를 간결하고 명료하게 압축해야만 하죠. 그런데 이것을 문장으로 표현하다 보면 또다시 길고 긴 장문 형태로 길어질 수밖에 없습니다.

복잡한 자료와 현상 속에서 핵심 요소를 파악하고 맥락을 짚어내 이것을 단순하게 표현하는 것은 통찰력을 키우는 매우 중요한 방법이 됩니다. 또한 구성원과의 소통 시에도 핵심과 본질에 집중하여 효율적인 소통이 가능해지는 것입니다.

예를 들어 물류의 프로세스를 비교한다고 가정해보죠. 상품 입고부터 배송에 이르는 과정까지 문장으로 표현하고 소요되는 시간이나 방식을 글로 표현하면 사람들의 머릿속에는 제각각의 기준으로 비교하게 됩니다. 경우에 따라서는 단순한 숫자조차도 더하거나 빼야 하죠. 이렇게 읽는 이의 주관적 계산이나 상상에 의존하게 되면 동일한 자료임에도 왜곡되거나 편차가 발생할 수 있습니다. 코끼리 배를 만지면서도 엉덩이라고 생각할 수 있다는 것입니다.

복잡한 물류 프로세스조차도 핵심 단계와 중요한 비교 기준을 만들어 아래와 같이 단순한 그림으로 표현할 수 있습니다. 이러한 그림을 통해 ‘어디에서 시간이 차이가 나는지, 어느 단계에서 동일한지’를 개인별로 편차 없이 이해할 수 있게 되는 것이죠. ‘단순화’는 복잡한 상황을 다루는 비즈니스 소통에 있어서 매우 중요한 방법이라 할 수 있습니다. 그림이 소통을 위한 기준점이 되어주는 셈입니다.

당신의 생각을 제대로 표현하는 능력은 당신의 성장에 큰 밑거름이 되어준다

이 외에도 전달하려는 주제와 연관성이 높으면서 친숙한 이야기로 엮어내어 상대방이 쉽게 이해하고 관심을 유발하는 스토리텔링 기술도 발표 현장에서는 매우 필요한 능력이라 할 수 있습니다. 특히 콘퍼런스나 세미나와 같이 다수의 청중 앞에서 하는 발표에서 유용하죠.

그럼에도 단연 반드시 갖춰야 할 기본은 생각을 글로 표현하는 능력입니다. 글로 표현하는 능력은 직급이 올라가도 필요하며 다른 어떤 일을 해도 갖춰야 할 능력입니다. 그리고 그 기초를 제대로, 빨리 다져 놓는다면 여러분이 큰일을 할 때 밑거름이 되어줄 것입니다. 지금 당장 여러분의 생각을 노트에 적어 보는 게 어떨까요?

글 l 강석태 책임 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]

[‘초보, 예비 직장인을 위한 직장 생활 백서’ 연재 현황]

[1편] 직무에 대한 이해
[2편] 직무는 사업에 의해 결정된다
[3편] 직무가 직장 생활을 결정한다
[4편] 직무 개발 방법_점을 연결하라
[5편] 조직이란 무엇인가?
[6편] 직장 상사가 곧 회사다
[7편] 기업의 조직 문화
[8편] 직장 생활과 보고
[9편] 직장인에게 보고가 왜 중요한가?
[10편] 보고를 잘하기 위한 방법
[11편] 보고서를 잘 쓰는 법
[12편] 직장 생활과 이직
[13편] 이직에 대해 알아둬야 할 사실
[14편] 성공적인 이직을 위한 경력자 이력서 쓰는 법 #1
[15편] 성공적인 이직을 위한 경력자 이력서 쓰는 법 #2
[16편] 21세기는 비즈니스 모델의 시대
[17편] 비즈니스 모델을 알면 기업이 보인다
[18편] 비즈니스 모델의 혁신
[19편] 비즈니스는 어떻게 구성되는가? #1
[20편] 비즈니스는 어떻게 구성되는가? #2
[21편] 비즈니스는 어떻게 구성되는가? #3
[22편] 비즈니스는 어떻게 만들어지나?
[23편] 비즈니스 투자는 어떻게 이뤄지는가?
[24편] 신사업계획서 어떻게 작성하여 보고하는가?
[25편] 비즈니스의 꽃 ‘영업’을 말하다
[26편] 왜 문제해결형 인재가 되어야 하는가?
[27편] 폼 나는 일을 하고 싶은 김대리에게
[28편] 직장인, 당신은 하루를 어떻게 보내고 있나요?
[29편] 팀원들의 창의력을 키워주고 싶다면?
[30편] 직장인 새해 계획 세우기
[31편] ‘평판’ 당신의 직장 생활을 결정한다
[32편] ‘경력사원’ 회사에 안착하려면?
[33편] 회사와 당신과의 거리
[34편] 직장 생활을 변화시키는 노트 메모 습관
[35편] 거절당할 용기
[36편] 아이디어 피칭. 내 아이디어 어떻게 표현해야 할까?
[37편] 직무를 바꿔야 할까요?
[38편] 아이디어 라이프 사이클과 질문 프레임
[39편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #1
[40편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #2
[41편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #3
[42편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #4
[43편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #5
[44편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #6
[45편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #7
[46편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #8
[47편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #9
[48편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #10
[49편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #11
[50편] 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라 #12